Setiya21's Blog

Just another WordPress.com weblog

PAPERLESS ADMINISTRATION

Apa  itu paperless administration?

Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif, dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua) :

Administrasi berasal dari bahasa Belanda : “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).

    Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973) Aministrasi Paperless adalah proses kerjasama dengan mencapai tujuan tertentu dengan tanpa menggunakan kertas. Paperless adalah kebijakan pengurangan kertas dalam kegiatan administrasi.

      Paperless merupakan suatu sistem yang diciptakan untuk menglelola sistem administrasi. Ide paperless office mulai mencuat pada akhir tahun 90-an. Filosofinya adalah menggunakan sesedikit mungkin kertas dan digitalisasi dokumen. Manfaatnya adalah meningkatkan produktivitas, hemat biaya, efisien tempat dan mengurangi dampak lingkungan.

      Jargon paperless office memang sudah menggema beberapa tahun lalu. Sejak kemajuan di bidang teknologi informasi dan komputer, manusia mendapatkan alternatif lain dalam mengolah dan membaca berbagai dokumen. Paperless office merupakan suatu cita-cita untuk membiasakan diri mengolah dan membaca dokumen dalam bentuk digital, dengan kata lain mengurangi pemakaian kertas sebagai bahan pokok penulisan dokumen seperti sekarang.

      http://wardjono.blog.com/2008/12/30/paperless-administration/

      http://prastowo.staff.ugm.ac.id/?modul=baca&dir=artikel&artikel=Paperless-Office

      Mengapa paperless administration diperlukan?

      Budaya paperless (tidak menggunakan kertas) masih sangat tidak diakomodasi dalam berbagai aktivitas administrasi publik pemerintahan maupun di dunia pendidikan. Sangat begitu banyak lembar-lembar kertas yang dipergunakan dalam sebuah urusan administrasi maupun hal lain. Wajar saja bila kemudian terlalu banyak pepohonan yang ditebangi untuk kebutuhan menyediakan kertas.

      Negeri ini pun akhirnya berlomba untuk mendirikan pabrik pulp dan kertas, lalu kemudian meminta jutaan hektar lahan hutan untuk ditanami akasia, sengon dan leda. “Ini untuk memenuhi kebutuhan kertas dunia” ujarnya. Tak pernah dipedulikan penderitaan rakyat akibat polusi udara (termasuk bau hidrogen sulfida) dan polusi air di sekitar pabrik. Tak pernah dipedulikan bencana ekologi yang terjadi akibat pembukaan hutan tanaman.

      Pelayan publik negeri ini hanya sibuk dengan sebuah kepentingan politik kelompok. Pernyataan di depan publik untuk menghentikan tayangan mistis dan agar terjadi pembelajaran di alam bukanlah sebuah hal yang akan diingat tiga menit setelahnya. Sistem e-gov hanyalah sebuah proyek. Budaya paperless tak akan pernah menjadi budaya di hari esok, karena tak pernah diberikan ruang oleh pelayan publik yang masih memegang kuasa atas negeri ini.

      Pada dasarnya paperless administration sangat diperlukan karena memiliki banyak manfaat selain ramah lingkungan karena tidak menambah sampah juga cukup membantu mengurangi tumpukan kertas di meja kerja atau belajar.  Ditambah lagi dengan format digital itu penyebaran informasi menjadi lebih mudah dan cepat.  Selain itu paperless administration juga bermanfaat untuk meningkatkan produktivitas, hemat biaya, efisien tempat dan mengurangi dampak lingkungan.

      Ada beberapa manfaat yang di tawarkan oleh penggunan paperless antara lain:

      • efisiensi biaya karena mengurangi jumlah pemakaian kertas dan juga pengadaan filling cabinet ataupun tempat penyimpanan dokumen lainnya,
      • efisiensi waktu dan tenaga dalam distribusi maupun pencarian dokumen yang diperlukan,
      • berkurangnya tumpukan kertas yang dapat mengganggu kerapian ruangan sebuah kantor dan mengganggu kenyamanan bekerja,
      • menjamin keamanan dokumen, karena sebuah dokumen hanya dapat diakses oleh orang-orang tertentu saja sesuai opsi yang ditentukan oleh distributor data,
      • mendorong kreativitas bahkan mungkin meningkatkan gairah bekerja karyawan dengan membuat kegiatan paperless office menjadi semenarik jaringan pertemanan “facebook” atau “twitter”.

      Selain itu, keuntungan yang akan didapatkan dari penggunaan paperless adalah:

      • Informasi – informasi dapat tersampaikan dengan lebih cepat,
      • Tidak membutuhkan banyak kertas, tinta dan waktu untuk menyampaikan berita/informasi,
        • Mengurangi hierarchi yang harus dilalui,
        • Menunjang terlaksananya transparansi dan akuntabilitas,
        • Menumbuhkan kreativitas, dan jiwa inovatif dari PNS,
      • Mengurangi tumpukan berkas di kantor sehingga menciptakan suasana kantor yang lebih bersih dan luas.

      http://timpakul.hijaubiru.org/kertas-4.html

      http://dictionary.bnet.com

      Bagaimana penerapan paperless adminiatration dalam kegiatan perkantoran ?

      Kegiatan administrasi perkantoran pada umumnya, apakah di kantor pemerintah atau swasta, di dunia pendidikan, dunia bisnis tidak bisa dilepaskan dari peran kertas. Kertas merupakan media penyimpan data, informasi dan ilmu pengetahuan yang sangat lazim Dokumen tersebut merekam data dan informasi dalam berbagai jenis: tekstual, numeric, atau gabungan antara numeric dan tekstual. Dokumen tersebut bisa disebut data karena  merekam berbagai lambang atau simbol bermakna; dan akan disebut informasi manakala data tersebut memiliki nilai kegunaan untuk mengurangi ketidak pastian bagi penerimanya. Jadi sebuah dokumen akan tetap menjadi data apabila ia tidak memiliki kegunaan bagi seseorang. Data akan menjadi informasi manakala ia sudah masuk ranah kognitif dan mempengaruhi seseorang untuk melakukan suatu tindakan atau pengambilan keputusan. Suatu pengambilan keputusan yang bijaksana banyak bergantung pada ketersediaan data dan informasi yang lengkap dan akurat.

      Data dan informasi (yang direpresentasikan dalam dokumen) selalu menopang penyelenggaraan administrasi dan manajemen suatu lembaga baik kecil maupun besar, swasta maupun pemerintah. Maka untuk tertib administrasi, suatu dokumen memerlukan sistem pengelolaan yang baik sesuai pedoman-pedoman yang berlaku agar dokumen mudah disimpan dan ditemukan kembali apabila dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. Kegiatan semacam ini lazim disebut manajemen kearsipan. Kemajuan teknologi informasi menawarkan teknik dan pendekatan baru dalam manajemen kearsipan, dari paper-based ke electronic-based, yang lazim dikenal dengan manajemen arsip digital.

      Secara generik, manajemen arsip digital bisa dipahami sebagai seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan dokumen yang meliputi proses penciptaan, pem-file-an, penyimpanan, penemuan-kembali dan pemanfaatan arsip/dokumen berbasis pada/atau dilakukan dengan media dan sarana digital berbantuan teknologi informasi.

      Gagasan tentang perubahan manajemen kearsipan dari paper-based ke digital-based atau yang populer dengan istilah “paperless office” (kantor tanpa kertas), sudah muncul sejak tahun 1973 melalui publikasi dagang sebuah perusahaan telepon di AS. Disusul kemudian oleh Xerox Corporation pada tahun 1974-1975 yang gencar berbicara tentang “kantor masa depan” yang akan menggunakan komputer dan e-mail dengan informasi yang online. Antara tahun 1975-1978 beberapa publikasi bisnis menjanjikan bahwa “kantor tanpa kertas” akan segera terwujud dan akan mengubah situasi kerja secara radikal. (Lihat : Bill Gates, 2000).

      Gagasan besar tersebut mulai dipraktekkan oleh Bill Gates (pemilik perusahaan Microsoft) sejak tahun 1996, dengan mengalihkan sebagian besar dokumen perusahaan yang berbentuk kertas ke media elektronik. Manajemen dokumen berbasis teknologi informasi di perusahaan Microsoft tersebut dilakukan dengan mendesain sistem syaraf digital, sebuah sistem yang terdiri atas proses-proses digital yang menghubungkan secara erat setiap aspek pikiran dan kerja dalam perusahaan. Maka alhasil, praktek di tahun pertama pengurangan penggunaan kertas dalam manajemen bisnis, perusahaan Microsoft mampu menghemat anggaran sebesar 40 juta dollar (satu tahun). Belakangan penggunaan teknologi informasi untuk manajemen dokumen di perkantoran mulai banyak diterapkan. Apalagi dengan naiknya harga kertas sejak tahun 1997, maka pemanfataan teknologi informasi tetap menjadi pilihan yang patut diperhitungkan.

      Digitalisasi adalah konversi media dokumen dari media fisik, baik kertas, microfilm, atau media fisik lainnya ke dalam bentuk digital yang kemudian disebut media digital atau media elektronik. Konversi ini memungkinkan penggunaan komputer untuk melakukan berbagai fungsi pengelolaan dokumen karena format digital adalah format yang computer readable (membacanya memerlukan komputer). Konversi ini sekaligus juga mengintegrasikan dokumen yang diproduksi oleh peralatan di luar komputer dengan dokumen yang dihasilkan oleh komputer. Pemanfaatan teknologi informasi dalam kearsipan dapat dilakukan dalam berbagai tingkatan tergantung pada kemampuan software dan hardware yang tersedia. Aplikasi paling sederhana adalah Computerized Document Management System (CDMS). Sistem ini membantu melakukan pengelolaan dokumen/arsip yang meliputi proses klasifikasi, penyimpanan, temu-kembali, dan sirkulasi arsip dengan menggunakan komputer. Tetapi dalam sistem ini arsip tetap disimpan dan digunakan secara fisik.
      Jenis kedua adalah Electronic Filing System (EFS), yaitu suatu sistem yang digunakan untuk mengelola dokumen elektronis yang berupa citra (konversi dari dokumen kertas/fisik menjadi dokumen digital/elektronis). Pada sistem ini dokumen dialih-mediakan dan disimpan dalam bentuk digital sehingga dapat dilakukan proses-proses temu-kembali dan sirkulasi arsip secara digital. Namun sistem ini hanya terbatas pada pengelolaan dokumen hasil konversi dari kertas ke bentuk citra saja.
      Jenis ketiga adalah Electronic Document Management System (EDMS), yaitu suatu sistem komputer yang terdiri dari software dan hardware yang digunakan untuk menyimpan, mengelola dan mendistribusikan berbagai bentuk dokumen elektronis seperti citra, teks, fax, video, multimedia maupun output aplikasi. Pada sistem ini dokumen yang dikelola bukan hanya sekedar citra saja, tetapi seluruh dokumen dalam arti luas. Namun seperti halnya EFS, pada sistem ini semua dokumen harus dikonversikan ke dalam bentuk digital terlebih dahulu agar bisa dikelola.
      Jenis yang sementara ini paling maju adalah Integrated Filing System (IFS), yaitu suatu sistem pengelolaan dokumen dan arsip di mana antara dokumen fisik dan dokumen digital terintegrasi. Di samping itu, suatu sistem IFS juga mendukung proses electronic workflow dan memiliki kemampuan integrasi dengan sistem informasi yang lebih luas, seperti sistem Intranet dan bahkan Internet.

      http://newmine.blog.com/2009/01/04/administrasi-tanpa-kertas-paperless-adminsitration/

      No comments yet»

      Tinggalkan Balasan

      Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

      Logo WordPress.com

      You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

      Gambar Twitter

      You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

      Foto Facebook

      You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

      Foto Google+

      You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

      Connecting to %s

      %d blogger menyukai ini: